080718 檢討會會議紀錄

健康團檢討會會議紀錄時間：

民國97年7月18日19:00-21:00地點：
大味餐廳出席：Aunty Nancy、Vincent、Teresa、Fredrick、Vivian、Richie、Grant、Sam、Yeh
討論事項：7/13 扶青授證交接檢討會內容檢討缺失：

1、籌備的細節分工不夠確實；籌備時間拖太久，團刊及邀請卡製作所運用的資源不當。
2、團慶地點需離市區較近；彩排時間不夠確實，場地及設備的了解不夠完善以至於場地佈置跟設備儀器的架設時間很緊湊在典禮開時前仍然有些問題 (場地探勘不夠周詳)，導致典禮延遲開始；典禮所用的物品準備不夠周全。
3、與場地出借方事前的溝通討論不夠充足完善，未能提供人員協助典禮進行，且器材的使用權限過低以至於器材架設未能順利進行。
4、司儀態度不夠熱情，扶輪禮儀不夠熟析；主席對於交接扶輪禮儀不夠熟析，太過矚目。
5、表演稍嫌過長，一個以上表演盡能穿差在流程中(不是重點，交接才是重點)。
6、無法確實掌握簽到表，導致對母社及友團的疏失；Manetable來賓名牌部份未能事確認蒞臨名單及安排順序，導致忙中錯亂。
7、參加典禮籌備人員因大部份都缺乏舉辦大型活動之經驗，所以籌備會的效果不彰。
8、典禮流程先後、流暢無法確實的掌握。
9、Manetable移動次數過多。

建議與解決方案:
1、建議開會前，先E-mail通知開會討論事項，以利參與團員瞭解會議重點，主席更能掌控會議進度。
2、團慶地點需在市區，以方便母社及友團。
3、租借場地使用權限應能即時確認與確實。
4、表演內容應穿插些其它性質有互動性的表演。
5、建議路牌及外場引導人員設置如能更加完善，來賓能更順利到達會場。
6、團慶前能更加確認蒞臨來賓之名單，以方便作業及彌補缺失。
7、團員應多觀摩大型活動之流程，以致有建構性的安排規劃。
8、建議將規劃工作項目預計執行進度及內容書面化，　並定期發e-mail於各主委及相關人員，以利團員瞭解進度及職責範圍。　若工作項目執行落後時，應提出配套應急方案及設立最後date line，以利工作進度掌控。